院辦綜合檔案室面向全院各部門(mén)開(kāi)展上門(mén)指導(dǎo)工作

   

    為了更好的迎接2008年教育部本科教學(xué)水平評(píng)估，為我院校園文化建設(shè)作貢獻(xiàn)，近期院辦綜合檔案室面向全院各部門(mén)，開(kāi)展了以加強(qiáng)檔案建設(shè)為主旨的上門(mén)指導(dǎo)工作。
    此次活動(dòng)是院檔案室針對(duì)目前我院在檔案建設(shè)方面存在的材料歸檔意識(shí)不強(qiáng)、檔案積累力度不足、上交的檔案材料不夠完整等問(wèn)題開(kāi)展的。活動(dòng)中，院檔案室以如何對(duì)文書(shū)類(lèi)、教學(xué)類(lèi)、電子類(lèi)、光盤(pán)類(lèi)和照片類(lèi)等材料進(jìn)行更完善的整理、歸檔為主要內(nèi)容，結(jié)合學(xué)院各部門(mén)不同的工作職能，全面而有針對(duì)性的對(duì)其檔案工作加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并積極尋求各部門(mén)主要負(fù)責(zé)人的支持，以確保各部門(mén)形成的檔案材料完整、及時(shí)、準(zhǔn)確回收檔案室。此外，在業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作中，院檔案室還根據(jù)當(dāng)前各方面的實(shí)際情況，就很多部門(mén)拍攝、上交的照片材料中缺少如會(huì)標(biāo)等重點(diǎn)內(nèi)容等問(wèn)題，以及檔案數(shù)據(jù)收集規(guī)范等事宜與相關(guān)部門(mén)進(jìn)行了交流。
    據(jù)了解，為了在檔案建設(shè)方面為我院校園建設(shè)作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)，并給用戶(hù)提供更快捷、更準(zhǔn)確、更方便的服務(wù)，院檔案室計(jì)劃盡快完成單機(jī)版的檔案目錄數(shù)字化向網(wǎng)絡(luò)版的檔案網(wǎng)絡(luò)化的轉(zhuǎn)變，通過(guò)檔案建設(shè)、管理與校園網(wǎng)相接軌，實(shí)現(xiàn)我院全部檔案數(shù)字化，并使授權(quán)后的部門(mén)能通過(guò)網(wǎng)絡(luò)直接查閱相關(guān)檔案資料。
    另悉，目前院檔案室已經(jīng)完成了對(duì)外事處、學(xué)生處、教務(wù)處等部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，近期將深入各系部繼續(xù)開(kāi)展指導(dǎo)工作，并將就各系部目前存在的對(duì)照片類(lèi)材料不夠重視等問(wèn)題加強(qiáng)與相關(guān)部門(mén)的交流。從已經(jīng)完成的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作來(lái)看，相關(guān)部門(mén)的負(fù)責(zé)人積極領(lǐng)導(dǎo)參與，各部門(mén)均給予了積極配合，如各部門(mén)均及時(shí)召開(kāi)了相關(guān)會(huì)議，并由部門(mén)負(fù)責(zé)人就未來(lái)檔案建設(shè)工作向本單位相關(guān)負(fù)責(zé)人及檔案兼職人員作了具體安排和要求。(院新聞中心學(xué)生記者 邵志杰　許忍)